Este manual se destina a especificar o fluxo de processos necessários a serem realizados para emissão de diplomas digitais no SUAP, a partir da migração do SIGAA.
O fluxograma abaixo mostra os passos necessários para realizar a emissão de diplomas digitais:
¶ 1. Migrar aluno do SIGAA
Perfil: Registro Escolar
Como acessar o recurso
ENSINO >> IFAC - Integração SIGAA >> Importar Discente
Confirmar Nacionalidade e número do CPF
¶ Matrícula Institucional
Preencher os campos obrigatórios:
- Nome
- Sexo
- Data de Nascimento
- Estado civil
- Nome da Mãe
- Logradouro
- Número
- Bairro
- Cidade
- Zona residencial
- Portador de Necessidades Especiais
- Raça
- Nível de Ensino
- Tipo da Instituição
- Tipo de certidão
- Ano letivo
- Período
- Turno
- Forma de ingresso
- Matriz/Curso
- Possui orientador
Os campos obrigatório sempre estão precedidos pelo símbolo "*" (asterisco) em vermelho
Obs.: Apesar de não serem obrigatórios é totalmente recomendável que sejam inseridas as seguintes informações:
- Telefone para contato (Pelo menos 1)
- E-mail pessoal
- Número do RG
¶ 2. Importar histórico do SIGAA
Perfil: Registro Escolar
Como acessar o recurso
ENSINO >> Alunos e Professores >> Alunos
Realizar a pesquisa pelo aluno migrado e matriculado instituicionalmente
Para editar os dados pessoais clique no Ícone do "Lápis".
Para editar os dados acadêmicos clique no Ícone do "Olho".
Para importar o histórico do SIGAA clique no Ícone do "Olho". Clique no botão "Ações", em seguida clique na opção "Importar Histórico SIGAA".
Confirmar a importação.
Após a importação o histórico será carregado e apresentado na mesma tela de edição dos dados acadêmicos.
¶ 3. Verificar dados acadêmicos do formando
Perfil: Registro Escolar
Como acessar o recurso
ENSINO >> Alunos e Professores >> Alunos
¶ Pasta documental
Na mesma tela de edição dos dados acadêmicos do aluno clique na ABA "Pasta documental".
É obrigatório a inclusão de pelo menos 1 documento digitalizado entre:
- RG (Documento de identidade)
- Carteira nacional de habilitação (CNH)
Para adicionar (anexar) um documento clique no botão "Adicionar Arquivo". Escolher o arquivo do documento em sua máquina local, definir o tipo do documento e realizar o upload (Salvar).
Após realizar o upload do arquivo é necessário realizar a validação do documento. Para isso clique no botão "Avaliar" e preencha o formulário indicando se o documento será validado ou não, e por quanto tempo será válido (em anos).
¶ Requisitos de conclusão
Na ABA "Requisitos de conclusão" o sistema emite uma lista com os requisitos que devem ser satisfeitos para que o aluno seja considerado um concluinte/formando e desta forma permitirá que seja criado um registro de emissão de diploma para este aluno.
Como se pode verificar na imagem acima este aluno ainda possui pendências para ser considerado um concluinte.
¶ 4. TCC/Relatórios
Perfil: Coordenador de Curso
Caso o curso exija TCC será obrigatório o cadastro do TCC nos dados acadêmicos do aluno.
Como acessar o recurso
ENSINO >> Alunos e Professores >> Alunos
Vá até a aba "TCC/Relatórios". Clique no botão Adicionar.
Realizar o cadastro do TCC do aluno preenchendo os campos obrigatórios:
- Ano letivo
- Período letivo
- Título do Trabalho
- Resumo do Trabalho
- Tipo de Trabalho
- Orientador
- Presidente da Banca
Salvar e clicar no botão "Ações" e escolher a opção "Lançar Resultado".
Preencher os campos:
- Data da apresentação
- Situação
- Nota
- Tipo de documento
- Ata de Defesa / Documento Comprobatório de Prática
Após salvar clicar novamente no botão "Ações" e escolher a opção "Upload da Versão Final". Cadastrar os dados e escolher o arquivo final do TCC e salvar.
¶ 5. ENADE
Perfil: Coordenador de Curso
ENSINO >> Alunos e Professores >> Alunos
Clique no Ícone com o "Olho" para editar os dados acadêmicos do aluno. Em seguida vá até a aba "ENADE".
Caso o curso não preveja ENADE no PPC ou não seja o ano dele realizar ENADE, na aba "ENADE" será habilitado o botão "Dispensar Participação" conforme imagem abaixo:
Esse botão só aparecerá se todas as pendências do aluno já tiverem sido sanadas com a exceção da colação de grau e do Enade e não haver convocações cadastradas para o curso.
Caso haja convoções, poderá verificar que agora aparece o registro de convocação como ingressante, conforme imagem abaixo:
Agora deve-se lançar a situação. Para isso clique no botão "Lançar Situação". Na próxima tela selecione a opção "Situação". Caso o aluno seja dispensado escolha a justificativa da dispensa e clique em Salvar.
Lembre-se que isso deverá ser realizado também para a tipo concluinte.
¶ 6. Colação de Grau
Perfil: DIRGE
Como acessar o recurso
ENSINO >> Procedimentos de Apoio >> Colações de Grau
Clique no botão "Adicionar Colação de Grau". Preencher o formulário com as informações:
- Diretoria
- Descrição
- Ano letivo
- Período letivo
- Data de colação
Salvar o formulário. Determinar:
- Curso
- Turma
- Aluno
Clicar em continuar. Selecionar o(s) aluno(s) que irão colar grau e clicar em Finalizar.
Realizar o deferimento da colação de grau para efetivar a colação de grau do(s) aluno(s).
Só é possível deferir a colação de grau uma única vez, portanto, quando for deferir selecione todos os alunos que foram laureados.
¶ 7. Identificação dos requisitos de conclusão
Perfil: Registro Escolar
Retornar ao item Requisitos de Conclusão na edição de dados acadêmicos do aluno.
Como acessar o recurso
ENSINO >> Alunos e Professores >> Alunos
Clique no Ícone com "Olho" e vá até a aba "Requisitos de Conclusão".
Todos os itens devem estar com status "Cumprido" (Em verde).
¶ 8. Emitir diploma
Perfil: Registro Escolar
O próximo passo agora será emitir o diploma.
Como acessar o recurso
ENSINO >> Diplomas e Certificados >> Emitir diploma
Localizar na lista o nome do diplomando e clicar em "Continuar".
Preencher os campos:
- Processo
Que se refere ao processo de requisição de emissão do diploma do aluno formando protocolado junto a instituição.
¶ Emissão de Diplomas/Certificados
Como acessar o recurso
ENSINO >> Diplomas e Certificados >> Registros de Emissão
Aqui é onde ficam localizados os registros de emissão de diploma. Pode-se verificar a situação e realizar o acompanhamento das assinaturas digitais do diploma.
Ao clicar no Ícone do "Lápis" poderá ser realizada a edição da 1ª via do diploma. O Campo Código virá preenchido automaticamente pelo sistema. Você deverá preenchar apenas o campo Processo.
Ao clicar no Ícone do "Olho" você terá acesso ao acompanhamento da emissão do diploma.
Agora é necessário realizar a geração/impressão do diploma. Para isso retorne a tela de Registros de Emissão, selecione o registro de diploma que deseja realizar a sincronização de assinaturas digitais, em seguida selecione a opção "Gerar / Imprimir Diplomas" no campo "Ações", conforme imagem abaixo:
Clique no botão "Aplicar".
Selecione o Reitor (caso seja o Vice, ou outro substituto, selecione a opção "Reitor Pro tempore?"). Selecione o Diretor Geral do Campus. Diretor Acadêmico e Diretor de Ensino são opcionais. Selecione o modelo do template do diploma onde a representação visual será emitida. Clique em enviar.
Se o cadastro for realizado com sucesso a mensagem acima será emitida. Agora basta retornar ao Registros de Emissão e selecionar o registro através do Ícone do "Olho".
Agora pode-se notar que a sincronização de assinaturas estão disponíveis.
Clique em "Sincronizar assinatura".
Pode-se notar que a aba "Dados da assinatura" foi atualizada contendo todo o fluxo de documentos e respectivas assinaturas necessárias.
Agora cabe à Instituição, ao Reitor e ao Diretor Geral do Campus realizar as assinaturas digitais via RAP-Sign.
O sistema irá realizar a atualização assim que as assinaturas forem sendo efetivadas, para que o próximo documento seja processado.
Na lista pode-se notas a presença de 4 documentos:
- Documentação Acadêmica
- Histórico Escolar
- Dados do Diploma
- Representação Visual
Para continuar a realizar o acompanhamento da documentação basta clicar novamente em "Sincronizar assinatura".
Ao ser validada a Documentação Acadêmica, ao realizar a sincronização da assinatura, o Histórico Escolar será enviado para o RAP-Sign.
Após a assinatura do "Histórico Escolar", não há possibilidades de haver erros na emissão do Diploma Digital, portanto é neste ponto que deve ser publicado o extrato do diploma no DOU.
As informações as serem publicadas estão presentes na aba "Registro", sendo elas o Livro e o Número do registro, conforme imagem abaixo:
Pode ser solicitada a publicação do extrato de um determinado período de tempo, sendo informado a quantidade de diploma emitida nesse período e seus respectivos números do registros a constar no extrato. O extrato do diploma é por campus.
O sistema só irá continuar o processo de assinaturas do "Dados do Diploma" quando for informado os dados de Publicação no DOU deste diploma.
Para isso basta clicar no botão "Informar dados de Publicação no DOU" e em seguida preencher a data da publicação e o link de publicação do DOU.
O processo de assinaturas vai sempre depender dos responsáveis pelas assinaturas digitais através do RAP-Sign. Cabe aos registros escolares realizar o acompanhamento das assinaturas. Sempre que possível deve-se clicar em "Sincronizar assinatura" por 2 motivos:
- Ele atualiza o SUAP requisitando informações das assinaturas realizadas no RAP-Sign.
- Se todas as assinaturas do documento foram realizadas e o documento validado, ao clicar em Sincronizar assinatura o SUAP prepara o próximo documento da lista e envia para o RAP-Sign para ser assinado.
Ao realizar todas as validações de documentos, clique no botão "Enviar diploma/histórico". O SUAP irá enviar diretamente ao e-mail do aluno as informações para se ter acesso ao diploma digital.
Se ainda for de interesse da instituição ou do aluno a emissão física do diploma, basta retornar ao cadastro de alunos em:
ENSINO >> Alunos e Professores >> Alunos
Clicar no Ícone do "Olho", em seguida clicar no botão "Documentos" e escolher a opção "Diploma".
O sistema irá emitir a representação visual do diploma baseado no template instituicional.