Versão do Documento: 1.0 – Última atualização em 05/08/2026
¶ 📖 Contexto: períodos em aberto
Um período letivo não pode ficar parado em "Em Aberto". "Em Aberto" é um status de passagem — ele existe só até que o Registro Escolar realize a operação que corresponde ao que de fato aconteceu com o aluno naquele período: ele evadiu, trancou, cancelou a matrícula, obteve matrícula vínculo, ou seguiu normalmente para o período seguinte. Nenhum período pode permanecer "Em Aberto" indefinidamente.
Exemplo comum: um aluno está com o período 2025/2 em situação "Em Aberto", mas já estamos no período 2026/2. Isso significa que, em algum momento, uma operação deveria ter sido lançada para aquele período de 2025/2 — e não foi. Enquanto isso não for corrigido, o sistema não permite matricular esse aluno no período atual, porque falta um elo na cadeia de situações do aluno.
¶ ⚠️ O procedimento correto NÃO é pedir para a PROEN/COGES "fechar" o período antigo e "abrir" o período atual
Fechar/abrir período de forma manual (pelo perfil Administrador Acadêmico) só marca o período como genericamente "fechado" — isso não registra o que realmente aconteceu com o aluno, e deixa uma lacuna no histórico dele que não tem amparo legal, regimental nem administrativo.
O correto é registrar, no período em aberto, a operação real (evasão, trancamento, cancelamento, matrícula vínculo etc.) usando as telas descritas nesta página. Só depois disso o sistema libera a matrícula no período seguinte.
¶ 📋 Resumo rápido — qual operação usar
| Situação real do aluno no período | O que fazer no SUAP |
|---|---|
| Abandonou o curso, sem previsão de voltar | Cadastrar Evasão |
| Vai voltar a estudar, mas quer pausar temporariamente | Cadastrar Trancamento |
| Nunca chegou a cursar / matrícula indevida ou duplicada | Cadastrar Cancelamento de Matrícula |
| Aluno evadido/cancelado que retornou ao curso | Cadastrar Reintegração |
| Vínculo institucional sem cursar disciplinas no período (ex. mobilidade, pendência formal) | Cadastrar Matrícula Vínculo |
| Período letivo do curso terminou normalmente para a turma | Usar Fechar Período (fluxo normal) |
📘 Observação: as telas a seguir usam um aluno fictício ("Fulano da Silva Santos") só para ilustrar onde clicar — os dados reais de alunos foram substituídos antes das capturas de tela.
¶ 👥 Quem pode executar cada operação
| Operação | Grupos de permissão do SUAP que podem executar |
|---|---|
| Cancelamento de Matrícula, Trancamento de Matrícula, Reintegração de Aluno | Administrador Acadêmico ou Diretor Acadêmico Sistêmico (qualquer campus); Secretário Acadêmico, Diretor Acadêmico ou Diretor de Ensino do campus do aluno; Coordenador do curso do aluno |
| Evasão (individual ou em lote), Matrícula Vínculo | Administrador Acadêmico, Diretor Acadêmico, Diretor Acadêmico Sistêmico, Coordenador Acadêmico Sistêmico, Secretário Acadêmico, Auxiliar de Secretaria Acadêmica, Coordenador de Curso, Operador de Matrícula |
| Fechar Período, Reabrir Período | Administrador Acadêmico, Diretor Acadêmico, Secretário Acadêmico |
| Opção "Forçar fechamento" (dentro de Fechar Período) | Administrador Acadêmico sempre; Diretor Acadêmico e Secretário Acadêmico quando a estrutura do curso permitir fechamento com pendência |
| Cadastrar Matrícula em Período (seção 6, uso excepcional) | Somente Administrador Acadêmico |
| Editar situação da matrícula no período (ícone de lápis) | Somente Administrador Acadêmico |
📘 Observação: o grupo Secretário Acadêmico é concedido aos servidores das COREG (Coordenações de Registro Escolar) dos Campus e a demais servidores que executam atividades correlatas ao registro escolar.
¶ ✅ Passo a passo por situação
¶ 1️⃣ Cancelamento de Matrícula
👤 Perfil de Acesso: Administrador Acadêmico ou Diretor Acadêmico Sistêmico (qualquer campus); Secretário Acadêmico, Diretor Acadêmico ou Diretor de Ensino (do campus do aluno); Coordenador do curso do aluno.
Use quando o aluno nunca chegou a cursar de fato, teve a matrícula feita por engano/duplicidade, ou teve a matrícula cancelada por decisão administrativa/disciplinar. Diferente da evasão, o cancelamento normalmente não pressupõe que o aluno chegou a frequentar o curso.
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Acesse a ficha do aluno em Ensino → Alunos e Professores → Alunos, encontre o aluno e abra a ficha dele.
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No canto superior direito da ficha, clique no botão "Ações".
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No menu que abrir, clique em "Cancelar matrícula".
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Escolha o Tipo de cancelamento (compulsório, voluntário, por duplicidade, por desligamento, evasão ou jubilamento — converse com a coordenação pedagógica se tiver dúvida sobre qual se aplica).
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Preencha o Motivo com uma descrição breve e objetiva do que ocorreu.
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Clique em "Salvar".
🖼️ Visualizar: Tela de Cancelar Matrícula
📘 Observação: Cancelamento é uma operação definitiva na situação do aluno. Se o cancelamento foi feito por engano, ou o aluno retornar depois, use a operação de Reintegração (seção 4) — nunca peça para a PROEN/COGES "desfazer" manualmente.
¶ 2️⃣ Trancamento de Matrícula
👤 Perfil de Acesso: Administrador Acadêmico ou Diretor Acadêmico Sistêmico (qualquer campus); Secretário Acadêmico, Diretor Acadêmico ou Diretor de Ensino (do campus do aluno); Coordenador do curso do aluno.
Use quando o aluno vai se afastar temporariamente do curso, com intenção de voltar depois — seja por vontade própria (trancamento voluntário), por decisão da instituição (trancamento compulsório), ou por intercâmbio.
O caminho até a tela é o mesmo: ficha do aluno → Ações → Trancar matrícula.
- Escolha o Tipo (Trancamento Voluntário, Trancamento Compulsório ou Intercâmbio).
- Preencha o Motivo.
- Marque "Excluir Pedido de Renovação de Matrícula" apenas se o aluno tiver um pedido de renovação pendente que não deva mais ser processado.
- Clique em "Salvar".
🖼️ Visualizar: Tela de Trancar Matrícula
📘 Observação: o trancamento voluntário tem um número máximo de vezes permitido por curso, e exige que o aluno já tenha integralizado o período de ingresso. Se o sistema recusar o trancamento, verifique essas duas condições antes de abrir chamado.
¶ 3️⃣ Evasão
👤 Perfil de Acesso: Administrador Acadêmico, Diretor Acadêmico, Diretor Acadêmico Sistêmico, Coordenador Acadêmico Sistêmico, Secretário Acadêmico, Auxiliar de Secretaria Acadêmica, Coordenador de Curso ou Operador de Matrícula.
Use quando o aluno abandonou o curso e não há mais frequência nem intenção conhecida de retorno. É a operação mais comum para "fechar" um período que ficou aberto por muito tempo sem qualquer registro de atividade do aluno.
- Na ficha do aluno, clique em "Ações" e depois em "Evadir aluno".
- O sistema vai perguntar se você confirma a evasão — leia com atenção antes de confirmar, pois a ação é processada imediatamente ao confirmar (não existe uma tela de formulário para preencher depois).
🗨️ Ilustração — caixa de confirmação do navegador (não é uma captura de tela real, pois esse tipo de diálogo não pode ser fotografado):
"Esta operação irá evadir o aluno. Deseja continuar?" → [ Confirmar ] [ Cancelar ]
📘 Observação: evasão não registrada é o principal motivo de período "Em Aberto" acumulado. Quando um aluno some das aulas e ninguém registra a evasão, o período dele fica indefinidamente aberto — e, meses ou anos depois, aparece como um problema bloqueando a matrícula em um período futuro. Registrar a evasão assim que ela é constatada evita esse acúmulo e mantém o histórico do aluno fiel à realidade.
¶ 📦 Evasão em Lote
Se você precisa evadir vários alunos de uma vez (por exemplo, todos os que ficaram sem matrícula em disciplina obrigatória por um período inteiro), use Ensino → Procedimentos de Apoio → Evasão em Lote em vez de repetir o processo aluno por aluno.
- Preencha o Ano letivo e Período letivo de referência.
- Opcionalmente, refine por período de ingresso, campus, curso ou modalidade.
- Clique em "Pesquisar" para ver a lista de alunos que se encaixam no filtro antes de processar.
🖼️ Visualizar: Tela de Evasão em Lote
¶ 4️⃣ Reintegração de Aluno
👤 Perfil de Acesso: Administrador Acadêmico ou Diretor Acadêmico Sistêmico (qualquer campus); Secretário Acadêmico, Diretor Acadêmico ou Diretor de Ensino (do campus do aluno); Coordenador do curso do aluno.
Use quando um aluno evadido ou com matrícula cancelada retorna ao curso. A reintegração cria uma nova matrícula-período para o aluno, preservando o histórico anterior.
- Na ficha do aluno, clique em "Ações" e depois em "Reintegrar aluno" (só aparece se a situação atual do aluno for evasão/cancelamento).
- Preencha o Ano Letivo e Período Letivo para onde o aluno vai retornar (deve ser um período posterior ao período atual dele).
- Preencha Processo, Data e Motivo da reintegração.
- Clique em "Salvar".
🖼️ Visualizar: Ficha do aluno após evasão (ação "Reintegrar aluno" liberada)
🖼️ Visualizar: Tela de Reintegrar Aluno
¶ 5️⃣ Matrícula Vínculo
👤 Perfil de Acesso: Administrador Acadêmico, Diretor Acadêmico, Diretor Acadêmico Sistêmico, Coordenador Acadêmico Sistêmico, Secretário Acadêmico, Auxiliar de Secretaria Acadêmica, Coordenador de Curso ou Operador de Matrícula.
Use para manter o vínculo institucional do aluno num período em que ele não vai cursar disciplinas normalmente (situações específicas definidas pela coordenação pedagógica/acadêmica — ex. pendências formais que impedem matrícula em turma, mas não justificam trancamento ou cancelamento). Só é possível quando o período do aluno está com situação "Em Aberto".
- Na ficha do aluno, clique em "Ações" e depois em "Realizar matrícula vínculo".
- Preencha Processo, Data e Motivo.
- Clique em "Salvar".
🖼️ Visualizar: Tela de Realizar Matrícula Vínculo
📘 Observação: diferente das outras operações, o Administrador Acadêmico (PROEN/COGES) não passa por algumas validações de pendência ao usar esta tela — por isso ela deve ser usada com critério pedagógico, e normalmente pela própria coordenação de registro escolar do campus, que conhece o caso concreto do aluno.
¶ 6️⃣ Cadastrar Matrícula em Período (uso excepcional)
👤 Perfil de Acesso: Somente Administrador Acadêmico.
⚠️ Esta tela é reservada ao perfil Administrador Acadêmico (PROEN/COGES) e deve ser usada apenas em casos excepcionais, com justificativa registrada — por exemplo, quando uma falha sistêmica realmente impede o registro pelo fluxo normal. Ela não deve ser o caminho padrão para "consertar" um período em aberto: o caminho padrão são as operações das seções 1 a 5 desta página.
Fica documentada aqui apenas para conhecimento: em ficha do aluno → aba "Dados Acadêmicos" → "Matrículas em períodos", existe o botão "Cadastrar Matrícula em Período", visível somente para o perfil Administrador Acadêmico.
🖼️ Visualizar: Tela de Cadastrar Matrícula em Período
Da mesma aba, o ícone de lápis ao lado de cada matrícula-período abre a tela de edição direta da situação — também exclusiva do Administrador Acadêmico, e também restrita a casos excepcionais e devidamente justificados:
🖼️ Visualizar: Tela de edição direta da situação
¶ 7️⃣ Fechar Período (fluxo normal)
👤 Perfil de Acesso: Administrador Acadêmico, Diretor Acadêmico ou Secretário Acadêmico.
Esta é a forma correta de encerrar um período letivo para uma turma inteira, um curso, uma matrícula específica ou um diário — sem precisar de intervenção da PROEN/COGES.
Acesse em Ensino → Procedimentos de Apoio → Fechar Período.
- Escolha o Ano Letivo.
- Escolha o Período Letivo.
- Escolha o Tipo de fechamento: por matrícula (um aluno específico), por turma, por curso ou por diário.
- Clique em "Continuar".
🖼️ Visualizar: Fechar período letivo, passo 1 de 2
- Na tela de confirmação (passo 2 de 2), revise os dados e marque "Confirmado".
- Cuidado com a opção "Forçar fechamento" — ela não é exclusiva do Administrador Acadêmico: fica disponível também para Diretor Acadêmico e Secretário Acadêmico sempre que a estrutura do curso permitir fechamento com pendência. Marcá-la não bloqueia o fechamento por pendência — pelo contrário, o diário é fechado mesmo com notas pendentes, e essas notas são computadas como zero para definir a situação final do aluno (aprovado/reprovado), com a posse do diário passando para o registro escolar. Use apenas em casos excepcionais e com justificativa registrada, pois a consequência direta é a reprovação do aluno nas etapas pendentes.
🖼️ Visualizar: Fechar período letivo, passo 2 de 2
📘 Observação: depois de confirmar, o sistema lista os alunos/matrículas que não puderam ser fechados por apresentarem alguma pendência (nota faltando, frequência não lançada etc.). Resolva essas pendências e repita o processo para esses casos específicos.
⚠️ Só peça à PROEN/COGES para fechar um período manualmente se o fechamento pelo fluxo acima realmente não funcionar — por exemplo, se o sistema apresentar erro ou travamento que impeça a conclusão mesmo sem pendências reais (falha sistêmica). Nesse caso, registre no chamado à DSGTI o erro apresentado, e só depois solicite à PROEN/COGES a intervenção manual, informando que o fluxo normal foi tentado e não funcionou.
¶ ❓ Ainda com dúvidas?
Em caso de dúvida sobre qual operação usar em um caso específico, procure primeiro a coordenação pedagógica/acadêmica do campus, que conhece a situação concreta do aluno. Se a dúvida for sobre o funcionamento do próprio sistema, ou se alguma tela apresentar erro, entre em contato com a PROEN/COGES.